Duidelijke dialoog tussen wereldleiders met simultaanvertaling tijdens 33ste ASEAN-top

Tijdens de 33ste ASEAN-top en aanverwante topconferenties, die geldt als een van de meest belangrijke evenementen die worden georganiseerd door de Associatie van Zuidoost-Aziatische staten, kwamen wereldleiders bij elkaar in Singapore voor het bespreken van economische en politieke kwesties in de regio. Onder voorzitterschap van premier Lee Hsien Loong van Singapore ontmoetten vertegenwoordigers van onder andere China, India, Japan, Zuid-Korea, Canada, Australië, de Filippijnen en de Verenigde Staten elkaar tijdens deze vijfdaagse topconferentie in het Suntec Convention Centre. Tot de aanwezige hoogwaardigheidsbekleders behoorden de Chinese premier Li Keqiang, de Amerikaanse vice-president Mike Pence en de Canadese premier Justin Trudeau.

Tijdens het vijfdaagse evenement, waar belangrijke kwesties op de agenda stonden, vormde simultaanvertaling tussen 12 talen voor alle 1300 aanwezigen een belangrijke factor voor succes. De uitvoering bleek om verschillende redenen een grote uitdaging. In de eerste plaats bood het multifunctionele conventiecentrum geen permanente tolkencabines of bedrading voor tolkensoftware. Ten tweede vonden er bijna 20 ontmoetingen tussen wereldleiders plaats in aparte vergaderruimten, waarbij in elke ruimte en voor elke vergadering aparte tolkeninstallaties moesten worden ingericht. En ten derde moest de tijdelijke tolkenoplossing gereed voor gebruik worden gemaakt in slechts drie dagen vóór het begin van de topconferentie.

Congress Rental Singapore – een lid van het Congress Rental Network en officiële conferentiepartner van Bosch Building Technologies – ontwierp en installeerde de tijdelijke installatie voor de ASEAN-top met behulp van een combinatie van DICENTIS-, DICENTIS Draadloos- en DCN-oplossingen van Bosch. Om te kunnen voldoen aan de vereisten voor elk van de vier verschillende vergaderruimten, implementeerden de experts in totaal 31 DICENTIS-discussieposten met touchscreen, 36 DICENTIS Draadloos-discussieposten met touchscreen en 33 DCN-vergaderposten met taalkeuze. Voor de tolken die door de overheidsinstelling ter beschikking werden gesteld, boden 56 DCN-tolkenposten een vertrouwd technologieplatform.

Deze aanpak stelde technici van Congress Rental in staat elke vergadering tussen wereldleiders naar behoefte in te richten. Zo konden bijvoorbeeld vergaderingen van een hoger niveau die werden gehouden in de twee plenaire vergaderruimten op niveau 4 van de locatie worden ondersteund door DICENTIS-vergaderposten of DICENTIS Draadloze discussieposten, afhankelijk van de conferentiedag en de beschikbare omschakelingstijd voor wijziging van de installatie voor de volgende vergadering.

De beste keuze met het oog op zo snel mogelijk opbouwen en afbreken bleken de DICENTIS Draadloos-apparaten te zijn in combinatie met INTEGRUS-zakontvangers en hoofdtelefoons die vooraf waren ingesteld op de voorkeurstaal van de luisteraar.

Verschillende van de vergaderingen tijdens het vijfdaagse evenement vonden tegelijkertijd plaats, dus besloot Congress Rental de mogelijkheden voor simultaanvertaling te centraliseren. Op een centrale locatie werden 28 tijdelijke cabines ingericht, elk uitgerust met twee DCN-tolkenposten. Daar vandaan verzorgden tolken live simultaanvertalingen voor vertegenwoordigers in de plenaire vergaderruimten en voor deelnemers aan de topconferenties in de luisterruimte op niveau 3. Meer dan 1300 INTEGRUS-zakontvangers waren beschikbaar in de luisterruimte, waar deelnemers het gebeuren konden volgen in een van de 12 talen die tijdens het evenement werden gebruikt. Tegelijkertijd legden automatische camera's de interacties tussen wereldleiders in de plenaire vergaderruimten vast, die deelnemers live konden bekijken op de geïnstalleerde tv-schermen op niveau 3.

Gedurende de hele vijfdaagse ASEAN-top hield Congress Rental Singapore een aantal technici beschikbaar op locatie om verschillende keren per dag zorg te dragen voor optimale systeemprestaties en een vlekkeloze overdracht van conferentieapparaten tussen deelnemers. Via de controlesoftware voor gebruikers in de back-end voorzag het digitale systeem van Bosch Congress Rental Singapore van waardevolle data over microfoongebruik en prestaties van tolken, plus de gelegenheid om potentiële problemen in realtime aan te pakken, hetgeen zeer werd gewaardeerd door de managers van de top: "Ik heb niets dan complete bewondering en de grootste waardering ontvangen voor de manier waarop de services voor simultaanvertaling werden gemanaged en voor de prestaties en kwaliteit van het deelnemende personeel van Congress Rental", aldus Chris Jackson van de ASEAN, Australia Special Taskforce.

De combinatie van praktijkondersteuning en flexibele technologieplatform bleek een algeheel succes: de meer dan 1300 deelnemers aan de 33ste ASEAN-top en gerelateerde topconferenties genoten van een productief evenement met naadloze simultaanvertaling in twaalf talen. Bovendien was de oplossing binnen enkele uren ontmanteld en klaar voor hergebruik tijdens de volgende conferentie op hoog niveau.