Het Dicentis conferentiesysteem van Bosch levert onberispelijke prestatie op de EU-top over de Westelijke Balkan

De EU-top over de Westelijke Balkan was een succesvol evenement dankzij een Dicentis conferentiesysteem van Bosch. Dit speelde een sleutelrol door te zorgen voor een gestructureerde vergadering. Op de top werden twee Dicentis multimedia-apparaten, 40 Dicentis vergaderposten en 18 tolkenposten van Bosch ingezet, samen met zes Avonic CM73- en twee CM20-camera's voor gesplitste weergave plus nog andere randapparatuur. De persoonlijke topconferentie vond plaats in oktober 2021 in Brdo pri Kranju, Slovenië. De leiders van de EU-lidstaten ontmoetten de zes partners van de Westelijke Balkan persoonlijk. Slovenië nam in juli 2021 het voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie over en was gastheer van deze bijeenkomst, het hoogtepunt van hun voorzitterschap. Bosch-partner Robotrade, een lokaal bedrijf in AV-oplossingen en lid van het Congress Rental Network (CRN), kreeg de opdracht voor de technische uitvoering van de tweedaagse top.

Hoewel tegenwoordig veel conferenties als hybride evenementen op afstand worden gehouden, was deelname op afstand door staatshoofden in dit geval niet gepast vanwege het internationale belang van de bijeenkomst. Daarom moesten Robert Omovšek, CEO van Robotrade, en zijn team een oplossing uitwerken die zowel voldeed aan de strikte COVID-19-regelgeving als aan de infrastructuur van de locatie, het Brdo Conference Centre. Toepassing van draadloze vergaderapparatuur was geen optie, aangezien er tijdens het evenement gebruik werd gemaakt van stoorzenders in de vergaderruimte.

De perfecte oplossing was een Dicentis conferentiesysteem van Bosch, bestaande uit Dicentis multimedia-apparaten, vergaderposten en een systeemserver. Belangrijke functies voor de top, zoals het genereren van videotitels en sprekerstijden, konden allemaal worden gerealiseerd met EasyConf, de partnersoftware van MVI AudioVisual die naadloos is geïntegreerd in de Dicentis-software.

Een andere uitdaging van de top was het in COVID-veilige cabines onderbrengen van het grote aantal tolken dat nodig was. Omdat er beperkte mogelijkheden waren voor het realiseren van gedistribueerde tolkencabines rond de locatie, besloten de officials een verbinding tot stand te brengen met 85 externe tolken in Brussel voor simultaanvertaling van 28 talen; 18 tolken dienden als back-up ter plaatse. Door samen te werken met het team van Telekom Slovenije, dat een snelle dark fiber-netwerkverbinding tot stand bracht met het EU-hoofdkantoor in Brussel, kon Robotrade een zeer betrouwbare en veilige vergaderinfrastructuur voor de top bieden.

"We hadden een kogelvrije geïntegreerde oplossing zonder knelpunten nodig om ervoor te zorgen dat de show doorging", zegt Omovšek. "Dicentis is een volledig IP-gebaseerd systeem dat feilloos werkt. De software is eenvoudig te configureren en stelde ons in staat snel te reageren in geval van een verbroken verbinding met Brussel. Na simulaties ter plaatse voorafgaand aan het evenement, kon ons back-upplan om over te schakelen van tolkmiddelen op afstand naar lokale tolkmiddelen die zes belangrijke talen ondersteunen in minder dan een minuut gerealiseerd worden, dankzij Dicentis."

Twee HD-videostreams van de top werden met gebruikmaking van het SRT-protocol uitgezonden via een beveiligde verbinding met Brussel. De ene stream met ingebedde audio toonde de sprekers die het woord hadden voor lip-sync-vertolking, de andere gaf een gesplitst zicht op de vergaderruimte. Alle audiosignalen van de tolkentalen uit Brussel werden lokaal omgezet in 28 Dante streams en in Dicentis ingevoegd. "De Dicentis IP-architectuur stelde ons ook in staat naadloos producten van derden te integreren, zoals Avonic camera's voor cameratracking en de software van MVI die meerdere weergaven mogelijk maakt om het hoofd van de spreker voortdurend te tonen zonder dat er camerabewegingen te merken zijn", voegt Omovšek toe. "Het hele evenement is heel vlot verlopen en de officials hebben ons een bedankbrief gestuurd waarin ze hun waardering uitspreken. Ons vertrouwen in de conferentieapparatuur van Bosch bleek opnieuw de juiste keuze."