International Telecommunication Union definiert die Agenda mit Hilfe von Bosch Konferenzsystemen

Alle vier Jahre findet die Bevollmächtigtenkonferenz (PP) der International Telecommunication Union (ITU) statt. Die Veranstaltung gibt dem Verwaltungsrat der Organisation die Gelegenheit, die allgemeine Politik der Union festzulegen, die vierjährigen Strategie- und Finanzpläne zu verabschieden, des Weiteren wird das Führungsteam der Organisation, die Mitgliedstaaten des Rates und die Mitglieder des Funkregulierungsausschusses gewählt. Zuletzt fand die PP-22 in Bukarest statt und war die bisher größte Veranstaltung in Europa.

Mit 3.600 Teilnehmern aus 186 Ländern und einer Dauer von drei Wochen von Ende September bis Mitte Oktober benötigte die PP-22 eine leistungsfähige Konferenzlösung, die neben der Simultanübersetzung in sechs Sprachen eine klare Kommunikation für die Delegierten ermöglichte. Wie bei einem hochrangigen Treffen einer führenden Organisation nicht anders zu erwarten, hatte PP-22 genaue Vorgaben für die technische Ausstattung. Das Konferenzsystem musste die Normen ISO22259, ISO20109 und ISO 20108 erfüllen. Um diese Herausforderung zu meistern, vertraute die ITU auf die Unterstützung des Bukarester Konferenzspezialisten Conference Systems SRL, einem Mitglied des Congress Rental Network (CRN), das eine große Bosch Dicentis Lösung bereitstellte.

Festlegen der Tagesordnung
Die Konferenzlösung für die PP-22 musste drei Räume mit einer Größe von 400 bis 2.000 Teilnehmern abdecken, die alle dieselben sechs Dolmetschersprachen und IR-Verteilung benötigten. Zur Bewältigung dieser Aufgabe spezifizierte Conference Systems SRL Dicentis als Mietsystem. So entstand das größte Dicentis-Konferenzsystem, das jemals in Rumänien zum Einsatz kam. Um sicherzustellen, dass genügend Equipment für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung vorhanden ist, zog das Unternehmen die Unterstützung des Congress Rental Network hinzu.

Die Dicentis-Diskussionseinheit mit Touchscreen war die Hauptkomponente des Systems, von dem 500 Geräte zum Einsatz kamen. Die Konferenzgeräte sind mit einem kapazitiven 4,3-Zoll-Touchscreen und einem integrierten NFC-Lesegerät zur schnellen Erkennung der Teilnehmer ausgestattet und können als Einzelteilnehmer-, Doppelteilnehmer- oder Konferenzleitergerät konfiguriert werden, was sie perfekt für die Anforderungen der PP-22 machte.

Für zusätzliche Flexibilität sorgten 110 drahtlose Dicentis-Diskussionseinheiten mit Touchscreen. Neben den gleichen Touchscreen- und Konfigurationsoptionen wie die kabelgebundenen Geräte verfügt auch die drahtlose Variante über die Möglichkeit, ein individuelles Logo auf dem Touchscreen anzuzeigen, sowie über einen herausnehmbaren Akku, der sich leicht austauschen und aufladen lässt. Die Simultanübersetzungen wurden von 12 Dicentis-Dolmetscherpulten mit dazugehörigen Kopfhörern durchgeführt und den Teilnehmern über ein Integrus Drahtlos-Sprachverteilungssystem mit acht Integrus Radiatoren und 550 Integrus Taschenempfängern sowie über 1.000 Leichtkopfhörern zur Verfügung gestellt.

Conference Systems SRL verfolgte gegenüber seinem Kunden das Motto „Sagen Sie uns, was Sie wollen und wir werden es umsetzen“. Da der Vertrag jedoch erst wenige Wochen vor der Veranstaltung unterzeichnet wurde, stellte die Beschaffung der benötigten Ausrüstung die größte Herausforderung dar. Glücklicherweise konnte dieses Problem gelöst werden, da Bosch in kürzester Zeit zusätzliche Geräte lieferte und die umfangreichen Ressourcen des Congress Rental Network zur Verfügung standen.

Um einen reibungslosen Ablauf der dreiwöchigen Konferenz zu gewährleisten, war ein technisches Team von Conference Systems SRL während der gesamten Veranstaltung vor Ort. Dieses Team hatte bereits bei einer früheren Veranstaltung mit der ITU zusammengearbeitet und verfügt über umfassende Kenntnisse und Erfahrungen mit Dicentis. Infolgedessen wurde die PP-22 zu einer erfolgreichen Veranstaltung: Die ITU lobte die das Team von Conference Systems SRL für die reibungslose Durchführung.