System konferencyjny Dicentis firmy Bosch zapewnia płynność obrad szczytu UE-Bałkany Zachodnie

System konferencyjny Dicentis firmy Bosch odegrał kluczową rolę podczas szczytu UE na Bałkanach Zachodnich i to między innymi dlatego spotkanie zakończyło się sukcesem. Podczas wydarzenia wykorzystano dwa urządzenia multimedialne Dicentis, 40 urządzeń dyskusyjnych Dicentis i 18 pulpitów tłumaczy firmy Bosch, a także sześć kamer Avonic CM73 i dwie CM20 do widoku dzielonego, a także inne urządzenia peryferyjne. Spotkania bezpośrednie odbyły się w październiku 2021 roku w Brdo pri Kranju w Słowenii. Przywódcy państw członkowskich UE spotkali się tam z sześcioma partnerami z Bałkanów Zachodnich. Słowenia od lipca 2021 przewodzi Radzie Unii Europejskiej i była gospodarzem tego spotkania, które było najważniejszym punktem jej prezydencji. Zorganizowaniem dwudniowych obraz od strony technicznej zajęła się lokalna firma Robotrade, która jest partnerem firmy Bosch i należy do Congress Rental Network (CRN).

W dzisiejszych czasach wiele konferencji odbywa się zdalnie w formie hybrydowej, ale jednak w tym przypadku międzynarodowe znaczenie spotkania z udziałem głów państw było za wysokie dla takiego formatu. Dlatego Robert Omovšek, prezes Robotrade, wraz ze swoim zespołem musieli opracować rozwiązanie, które pozwoliłoby jednocześnie spełnić restrykcyjne wymagania związane z zagrożeniem pandemicznym COVID-19, jak również byłoby odpowiednio dostosowane do infrastruktury miejsca spotkania, czyli Centrum Konferencyjnego Brda. Zastosowanie bezprzewodowego sprzętu konferencyjnego nie było możliwe, ponieważ podczas wydarzenia w sali konferencyjnej stosowane były urządzenia zagłuszające sygnały.

Wybór padł na system konferencyjny Dicentis firmy Bosch, złożony z urządzeń multimedialnych Dicentis, urządzeń do prowadzenia dyskusji oraz serwera systemowego. Wszystkie funkcje istotne dla organizatorów i uczestników szczytu, takie jak generowanie tytułów filmów i wyświetlanie czasu mówcom, pozwoliło zapewnić oprogramowanie EasyConf firmy partnerskiej MVI AudioVisual, które jest bezproblemowo zintegrowane z oprogramowaniem Dicentis.

Innym wyzwaniem podczas szczytu było zapewnienia kabin dla tłumaczy, które spełniałyby wymagania pandemiczne. Wobec ograniczonych możliwości stworzenia punktów tłumaczeniowych rozmieszczonych wokół miejsca obrad organizatorzy zdecydowali się nawiązać połączenie z 85 tłumaczami zdalnymi w Brukseli w celu zapewnienia tłumaczenia symultanicznego na 28 języków, a 18 tłumaczy pracowało na miejscu. Dzięki współpracy z firmą Telekom Slovenije, która utworzyła szybkie połączenie z siedzibą UE w Brukseli za pomocą niewykorzystanych żył światłowodów, specjaliści z Robotrade byli w stanie zapewnić niezawodną i bezpieczną infrastrukturę konferencyjną podczas szczytu.

„Potrzebowaliśmy zintegrowanego rozwiązania bez wąskich gardeł, aby wydarzenie mogło przebiegać bez przeszkód” — mówi Omovšek. „Dicentis jest systemem opartym w całości na protokole IP, który jest całkowicie bezproblemowy. Mogliśmy łatwo skonfigurować oprogramowanie i szybko reagować w przypadku zerwania łączności z Brukselą. Podczas prób przed rozpoczęciem szczytu opracowaliśmy plan awaryjnego przełączania systemu Dicentis ze zdalnych na lokalnych tłumaczy sześciu najważniejszych języków w czasie poniżej jednej minuty”.

Dwa strumienie wideo ze szczytu w jakości HD były transmitowane przy użyciu protokołu SRT za pośrednictwem bezpiecznego łącza z Brukselą. Jeden strumień z osadzonym dźwiękiem pokazywał osoby mówiące z tłumaczeniem ustnym, drugi zaś przedstawiał widok dzielony sali konferencyjnej. Wszystkie sygnały audio języków tłumaczeń z Brukseli były konwertowane lokalnie na 28 strumieni Dante i wprowadzane do systemu Dicentis. „Architektura IP systemu Dicentis pozwoliła nam również na bezproblemową integrację rozwiązań innych firm, takich jak kamery Avonic do śledzenia kamer czy oprogramowanie MVI do wyświetlania wielu widoków, dzięki czemu można było w każdym momencie pokazywać osobę mówiącą bez żadnych zauważalnych ruchów kamery”, dodaje Omovšek. „Całe wydarzenie przebiegło bardzo sprawnie, a urzędnicy przysłali nam list z podziękowaniami, w którym wyrazili swoje uznanie. Kolejny raz postawiliśmy na sprzęt konferencyjny firmy Bosch i tym razem również się nie zawiedliśmy”.